Pro správu projektu zahrady nad Rokytkou jsme zavedli celkem osm účetních okruhů, sedm pro jednotlivé domy a osmý pro správu společných pozemků.

Sedm účtů pro jednotlivé domy patří developerovi projektu, firmě Nitro B1, jako původnímu vlastníku všech jednotek; společnost IKON tyto účty pouze spravuje. Účty jsou určeny pro období „dočasné správy“ od 1.7.2008 do 31.12.2008. Zálohy za služby jsme museli zatím stanovit dle naší zkušenosti, aniž jsme znali přesný postup nastěhování a počátky skutečného užívání jednotlivých bytů a z toho plynoucí nároky např. na dodávku vody či odvoz odpadu. Veškeré zálohy na tyto účty zaplacené budou vyúčtovány a se všemi vlastníky budou vypořádány přeplatky a nedoplatky, žádné prostředky se tedy nebudou převádět do hospodaření dalších období. Sedm samostatných účtů jsme navrhli kvůli transparentnosti účetnictví, veškeré přijaté faktury jsou od počátku rozdělovány do těchto sedmi okruhů. Tyto okruhy budou od 1.1.2009 nahrazeny účetními okruhy budoucích společenství vlastníků. Jednotný termín otevření účetnictví všech sedmi společenství od 1.1.2009 jsme navrhli zejména z praktických důvodů (postačí řádná účetní závěrka roku 2008, řádný termín pro odečty tepla a vody, bude provedeno jediné vyúčtování služeb za období      1.7.-31.12.2008, po založení společenství vlastníků zbude přiměřený čas pro navázání vztahů společenství se správcem, založení bankovních účtů a přípravu předpisů plateb od 1.1.2009, již na základě prvních praktických zkušeností).

Osmý účet pro správu pozemků byl původně založen též developerem projektu, ale v souladu se smlouvou o správě společných pozemků byl převeden na společnost IKON. Odlišný model jsme v tomto případě navrhli zejména z důvodu, že pro tyto pozemky, které přecházejí do vlastnictví 195 nových spoluvlastníků, nevznikne společenství vlastníků a účet by tedy v okamžiku odchodu firmy Nitro B1musel zřídit jeden ze 195 nových vlastníků, což by pravděpodobně bylo spojeno s praktickými obtížemi, takže jsme tuto povinnost vzali na sebe. Tento účetní okruh bude za období 1.7.-31.12.2008 též řádně vyúčtován, případné zbývající prostředky bude v tomto případě možné převést do dalšího období, což bude záležet na dohodě spoluvlastníků. Výše záloh na rok 2009 by měla být též určena dohodou spoluvlastníků, na základě prvních praktických zkušenosti. Formálně správně by o této agendě měli jednat všichni vlastníci, což však může být prakticky obtížné, chtěli bychom proto nejprve projednat způsob další správy společných pozemků neformálně s výbory společenství, které už by v době rozhodování měly být funkční.

Záloha na údržbu společné zeleně byla předepsána a odsouhlasena developerem v době, kdy jsme neměli informaci o tom, že dodavatel stavby se bude o zeleň kompletně starat, jak je uvedeno v předchozích odpovědích, a tato záloha nebude zřejmě potřebná. Neznali jsme též skutečný postup nastěhování a náběhu plateb záloh. Veškeré zálohy byly stanoveny ze zkušenosti a je možné, že naopak např. v případě nadměrného splachu zeminy na komunikace by nemusela dostačovat záloha na úklid společných komunikací a v případě vyšších či častějších sněhových srážek by nemusela dostačovat záloha na zimní údržbu chodníků a vozovek. Proto prosíme, abyste zatím zálohu na údržbu zeleně hradili, i když nyní víme, že zatím nebude použita, aby byla vytvořena určitá rezerva na účtu pro zimní období.

Toto zatím není jasné. Developer zatím dohodl zprovoznění veřejného osvětlení s firmou ELTODO. Nyní pokračuje v již dříve zahájeném jednání s hl. městem Prahou, zda město osvětlení převezme. Pokud ano, bude náklady na provoz hradit město, pokud ne, budou náklady rozúčtovány 1/195 mezi všechny vlastníky společných pozemků.

Tyto náklady budou hrazeny rovným dílem všemi 195 spoluvlastníky společných pozemků. V současnosti projednáváme s developerem osazení podružného elektroměru pro tento účel, neboť osvětlení uměleckého díla je nesprávně napojeno na elektroměr společných prostor nejbližšího domu. Do budoucna bude samozřejmě na vašem rozhodnutí, v jakém časovém rozsahu bude toto osvětlení provozováno.

Počet a velikost nádob na odpad – v tomto případě 240 l popelnic – navrhuje projektant domu podle směrných čísel udávajících produkci odpadu na jednoho obyvatele. Tento výpočet jsme zkontrolovali před podáním žádosti o zavezení popelnic a dle současných předpisů je zcela správný. Zatím jsme nasmlouvali plný počet nádob,  tj. 5 ks na každý dům, s frekvencí vyvážení 2x týdně. Samozřejmě je otevřená možnost vyvážet 3x týdně, pokud by kapacita v budoucnu nestačila.

Jednání s Městskou částí Praha 9, o kterém jsme vás informovali minule, dosud nebylo dokončeno. Odbor životního prostředí MČ Praha 9 již požádal Magistrát o uvolnění finančních prostředků na zřízení stanoviště nádob pro tříděný odpad. O výsledku jednání Vás budeme samozřejmě informovat.

Podle našeho názoru existují dvě možné cesty – buď instalace mechanických zábran na jednotlivá stání anebo umístění dopravní značky na vjezdu do areálu (na začátku ul. Hany Maškové u trafostanice), která by umožnila městské policii provádět odtahy neoprávněně parkujících vozidel. Prověříme obě možnosti a budeme vás informovat. Pro úplnost dodáváme, že parkovací místa na příjezdové komunikaci (ul. Modrého) neoznačená čísly byla zamýšlena jako parkovací stání pro hosty, nejsou ve vašem spoluvlastnictví (viz plán pozemků zmíněný v odpovědi na první otázku) a parkování na nich nelze nijak omezovat.

Je třeba podotknout, že u domů s jednotkami (společenství vlastníků) správní firmy primárně odpovídají za společné prostory domů, příp. společné pozemky. V případě projektu Zahrady nad Rokytkou jsme na žádost developera jako další bezplatnou službu pro vás přidali prvotní uplatňování reklamací vad v bytech u generálního dodavatele. Protože od 1. září došlo ke změně – firma SKANSKA již není stále přítomna v areálu – budou nyní reklamace dále uplatňovány společností IKON standardní cestou přes centrální reklamační oddělení firmy SKANSKA, a to až do ukončení záruk po pěti letech. Nyní provádíme rekapitulaci reklamací, které dosud nebyly vyřízeny krátkou cestou, to znamená přímo s pracovníky firmy SKANSKA v areálu. Dne 8.9. proběhlo jednání za účasti developera, společnosti SKANSKA a společnosti IKON, z důvodu dopracování reklamačního řádu pro projekt Zahrady nad Rokytou. S konečnou podobou reklamačního řádu dohodnutou mezi developerem a firmou SKANSKA vás obratem seznámíme. V případě reklamací je třeba v současné době postupovat dle již zavedeného postupu, písemnou reklamaci zaslat na  e-mailovou adresu pospisilova@ikon.cz a v kopii na praha8@ikon.cz .

Společnost IKON se zavázala technicky provést svolání ustavujících shromáždění, řídit jejich průběh a zajistit zápis společenství do obchodního rejstříku. Před několika dny obdržela pokyn developera, aby zahájila přípravu ustavujících shromáždění, neboť pro každý dům jsou již v katastru nemovitostí zapsáni alespoň tři vlastníci. V současné době projednáváme s notáři možné termíny. Půjde o sedm ustavujících shromáždění, pro každý dům zvlášť. Tato ustavující shromáždění obvykle svoláváme na pozdní odpolední či večerní hodiny, což chceme dodržet i ve vašem případě. Budeme svolávat maximálně jedno shromáždění denně. S ohledem na únosné vytížení spolupracujících notářů, zástupců developera i našich pracovníků bude konání jednotlivých shromáždění rozloženo do období zhruba tří týdnů v průběhu měsíce října 2008. Bylo by dobré, kdybyste mezi sebou předběžně dohodli, kdo by měl zájem pracovat ve výborech společenství (alespoň tři vlastníci za každý dům). Oficiální pozvánky dostanete doporučenou poštou na adresy, které jste uvedli do dotazníku při převzetí bytu. Termíny samozřejmě zveřejníme i na webových stránkách a vyvěšením v domech.

Věříme, že osobní komunikace se zvolenými zástupci společenství je nejlepší cestou, jak dojít k dohodě ve věcech, které možná v současnosti vnímáte jako problémy. Nám tato možnost komunikace zatím chybí stejně jako vám. Po ustavení společenství vlastníků a zvolení výborů jsme připraveni se s vašimi zástupci pravidelně scházet a společně s vámi dohodnout optimální rozsah služeb pro jednotlivé domy i celý areál (společné pozemky).